업무를 하다 보면 정리해야 할 글이 두 종류로 쌓입니다. 하나는 여기저기 흩어진 메모이고, 다른 하나는 끝까지 읽기 버거운 긴 공지나 기사입니다. 둘 다 ChatGPT에 맡길 수 있지만, 그냥 “정리해 줘”, “요약해 줘”라고 하면 중요한 조건이 빠지기 쉽습니다. 이 글은 원문의 내용을 잃지 않으면서 정리하고 요약하는 순서를 다룹니다.
공통 원칙: 원문에 번호를 붙인다
메모든 공지든, 넣기 전에 항목이나 문단마다 번호를 붙이세요. 결과의 각 문장이 어느 번호에서 왔는지 남기게 하면, 나중에 빠진 것과 지어낸 것을 쉽게 찾을 수 있습니다. 문단을 나눌 때 “다만”이나 “단”으로 시작하는 예외 문장은 앞 문장과 떨어뜨리지 마세요.
1. 흩어진 메모 정리하기
여러 날에 걸쳐 쓴 메모에는 같은 내용이 반복되기도 하고, 날짜나 숫자가 서로 다르게 적혀 있기도 합니다. 이런 메모를 정리할 때는 세 가지로 나눠 받는 것이 편합니다.
아래 메모를 안내사항, 할 일, 충돌 확인으로 나눠 정리해 주세요. - 결과의 각 줄에 원래 메모 번호를 붙이세요. - 같은 내용을 합칠 때는 합친 번호를 모두 남기세요. - 담당자가 없으면 "미정"으로 쓰세요. - 날짜나 숫자가 서로 다르면 한쪽을 고르지 말고 둘 다 "충돌 확인"에 넣으세요. 메모: M1 | [날짜] | [내용] M2 | [날짜] | [내용] ...
결과를 받으면 두 방향으로 확인합니다. 원래 메모 번호가 결과에 모두 있는지 보고, 반대로 결과의 각 문장이 메모에 근거가 있는지 봅니다. 결과 줄 수가 원래 메모보다 적다고 바로 누락은 아닙니다. 합친 줄에 번호가 다 남아 있으면 됩니다.
늦게 적힌 기록이 항상 맞는 것은 아닙니다. 날짜가 충돌하면 기록한 사람에게 확인하고, 확인 전까지는 “미확정”으로 두세요.
2. 긴 공지·기사 요약하기
요약에서 가장 자주 사라지는 것은 예외 조건입니다. “일부”, “제외”, “단” 같은 말이 빠지면 요약은 짧아지지만 뜻이 달라집니다. 그래서 핵심 요약과 근거 목록을 따로 받습니다.
아래 원문만 사용해 요약해 주세요. 외부 지식으로 빈칸을 채우지 마세요. 내가 확인하려는 것: [이 글을 읽고 알아야 할 것] 문서 제목 / 작성 주체 / 발행일: 출력: 1) 핵심 요약 (조건을 지키는 데 필요한 만큼) 2) 근거 목록: 요약 문장마다 원문 문단 번호 3) 날짜·숫자·대상·예외: 원문 표현 그대로 4) 내가 해야 할 일: 원문에 적힌 것만 5) 확인 필요: 원문에 없거나 애매하거나 서로 맞지 않는 것 "예정"을 "확정"으로, "일부"를 "전체"로 바꾸지 마세요. [번호를 붙인 원문]
받은 요약은 날짜, 대상, 예외 세 가지를 원문과 나란히 놓고 대조합니다. 예를 들어 “점검 중 검색은 안 되지만 이미 받은 파일은 열람 가능”이라는 원문을 “점검 중 서비스 이용 불가”로 줄였다면 틀린 요약입니다. 발행일과 시행일은 다를 수 있으니 같은 칸에 적지 마세요.
3. 글이 너무 길 때
한 번에 넣기 어려운 긴 글은 나눠 넣되, 번호는 처음 붙인 그대로 유지합니다. 조각마다 번호를 새로 매기면 나중에 합칠 때 대응이 끊깁니다. 조각별 결과를 합친 뒤 전체 번호 목록과 한 번 더 대조하세요.
자주 묻는 질문
민감한 내용은 AI에게 지워 달라고 하면 되나요?
원본을 먼저 AI에 넣고 지워 달라고 하면 이미 넣은 것입니다. 회사가 허용한 범위의 사본을 사람이 먼저 준비하세요.
요약을 그대로 팀에 공유해도 되나요?
요약은 원문이 맞다는 보증이 아닙니다. 공유하거나 신청 같은 행동으로 이어지기 전에 날짜와 대상, 예외를 원문에서 확인하세요.
참고한 자료
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참고 자료: OpenAI 도움말 센터