회사에서 반복해서 쓰는 문서 중에는 틀만 잡히면 금방 끝나는 것들이 있습니다. 주간 진행 보고, 회의 뒤 의사결정 메모, 여러 선택지를 비교하는 표가 대표적입니다. 이 글은 세 문서를 ChatGPT로 초안 잡는 틀과, 보내기 전에 사람이 꼭 확인할 부분을 정리했습니다.
1. 진행 상황 보고: 한 일 나열이 아니라 “달라진 점”을 쓴다
진행 보고는 한 주 동안 한 일을 모두 적는 문서가 아닙니다. 계획과 비교해 무엇이 달라졌고, 어디서 막혔고, 누구의 도움이 필요한지를 알리는 문서입니다. “자료 정리 중”보다 “인터뷰 5건 중 3건 정리 완료, 2건은 녹취 확인 필요”처럼 수량과 남은 일을 함께 적어야 읽는 사람이 바로 판단할 수 있습니다.
아래 업무 메모를 주간 진행 보고 초안으로 바꿔 주세요. 보고 기간: 목표와 완료 기준: 지난 보고 내용: 이번 주 메모: 출력: 1) 완료한 일 (완료 기준을 충족한 것만) 2) 진행 중인 일 3) 지연 또는 문제 4) 다음 단계 5) 결정이나 도움이 필요한 것 메모에 없는 원인, 기한, 담당자는 만들지 마세요.
보내기 전에는 완료 건수가 완료 기준에 맞는지 다시 셉니다. 초안만 있는 일을 완료로 세거나, 메모에 없는 “월요일 완료 예정” 같은 약속이 끼어드는 경우가 흔합니다. 원인을 아직 모르면 “확인 중”이라고 쓰면 됩니다.
2. 의사결정 메모: 제안과 결정을 나눈다
회의가 끝나면 “결정된 것”과 “좋아 보인다고 말한 것”이 섞이기 쉽습니다. “A안이 좋아 보인다”는 결정이 아닙니다. 결정권자가 승인한 말만 결정으로 남기고, 조건이 붙었다면 조건도 함께 적습니다.
아래 회의 메모를 의사결정 메모로 정리해 주세요. 1) 최종 결정 (누가, 언제 승인했는지와 붙은 조건) 2) 결정 근거 3) 보류된 안건 4) 추가로 확인할 자료 5) 담당자별 다음 행동 승인 발언이 없는 것은 결정이 아니라 보류로 두세요. 담당자와 기한을 지어내지 마세요. 메모: [붙여넣기]
결정이 나중에 바뀌면 이전 결론을 지우지 말고 “변경됨”으로 표시한 뒤 새 결정의 날짜, 결정권자, 변경 이유를 덧붙입니다. 그래야 당시 판단 근거와 지금 실행안을 같이 추적할 수 있습니다.
3. 비교 분석표: 기준과 필수 조건부터 정한다
“A와 B 중 뭐가 좋아?”라고만 물으면 일반론이 돌아옵니다. 비교는 후보보다 기준이 먼저입니다. 비용, 시간, 위험, 유지보수, 배우기 어려운 정도처럼 판단 기준을 정하고, 반드시 충족해야 하는 조건이 있으면 따로 적습니다.
아래 후보를 비교표로 정리해 주세요. 후보: 필수 조건 (하나라도 못 맞추면 탈락): 비교 기준과 중요도: 각 후보의 원래 값: 출력: 1) 필수 조건 통과 여부와 탈락 이유 2) 기준별 원래 값 표 3) 중요도를 반영한 정리 4) 중요도를 바꾸면 순위가 어떻게 달라지는지 값을 모르는 칸은 추정하지 말고 "미확인"으로 두세요.
점수를 매기더라도 원래 값은 표에 함께 남기세요. 가격, 시간, 위험처럼 단위가 다른 기준을 점수 하나로 합치면 무엇 때문에 순위가 정해졌는지 보이지 않습니다. 필수 조건에서 탈락한 후보는 아무리 싸도 순위에 다시 넣지 않습니다. 계산은 엑셀 같은 도구로 한 번 더 확인하세요.
세 문서에 공통으로 확인할 것
- 숫자와 날짜가 원래 기록과 같은가
- 메모에 없던 담당자, 기한, 약속이 들어가지 않았는가
- “예정”과 “확정”이 한 문장에 섞이지 않았는가
- 회사 내부 정보나 고객 정보가 그대로 들어가지 않았는가
자주 묻는 질문
매주 같은 틀을 그대로 써도 되나요?
틀은 반복해도 됩니다. 다만 해당 사항이 없는 칸을 억지로 채우지 말고 “해당 없음”이라고 적으세요.
AI가 추천한 선택지를 그대로 따라도 되나요?
AI는 비교표를 만드는 도구입니다. 실제 비용과 계약 조건, 조직 사정은 사람이 확인하고 결정해야 합니다.
참고한 자료
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참고 자료: OpenAI 도움말 센터